Doccon, kurumların belge oluşturma, gönderme, onaylatma, imzalatma, takip etme ve arşivleme süreçlerini tek platformdan yönetmesini sağlayan uçtan uca dijital belge yönetim sistemidir.
İnsan kaynakları belgelerinden sözleşmelere, hesap pusulalarından izin formlarına kadar farklı belge süreçlerinizi dijitalleştirerek zaman kaybını, manuel iş yükünü ve fiziksel arşiv maliyetlerini azaltabilirsiniz.
SMS OTP, e-imza, mobil imza, çiz-imzala, zaman damgası ve işlem kayıtları gibi farklı doğrulama yöntemleri sayesinde kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun güvenli belge süreçleri oluşturabilirsiniz.
Belge süreçlerinizi hızlandırın, operasyonel yükünüzü azaltın ve tüm süreci tek merkezden yönetin.
Doccon Nedir?
Doccon; işletmelerin fiziksel evrak, e-posta, Excel ve ıslak imza üzerinden yürüttüğü dağınık belge süreçlerini dijital ortama taşıyan kurumsal belge yönetimi platformudur.
Platform üzerinden belgeler sıfırdan veya hazır şablonlardan oluşturulabilir, ilgili kişilere gönderilebilir, sıralı ya da paralel onay akışları tanımlanabilir ve tamamlanan belgeler aranabilir dijital arşivde saklanabilir.
Doccon sayesinde bir belgenin:
- Kim tarafından oluşturulduğu,
- Hangi kişilere gönderildiği,
- Ne zaman görüntülendiği,
- Hangi yöntemle onaylandığı veya imzalandığı,
- Hangi aşamada beklediği,
- Ne zaman tamamlandığı
tek ekran üzerinden takip edilebilir.
Belge Süreçlerinizi Uçtan Uca Dijitalleştirin
Dijital belge oluşturma
Belgelerinizi sıfırdan hazırlayabilir veya standart belge şablonları oluşturarak tekrar eden süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz. İsim, tarih, ücret, görev ve bölüm gibi değişken alanlar otomatik olarak doldurulabilir.
Toplu belge gönderimi
Binlerce belgeyi tek tek hazırlamak yerine toplu gönderim özelliğini kullanabilirsiniz. Doccon, belgeleri belirlenen anahtar bilgiler üzerinden doğru çalışan veya kullanıcı ile eşleştirerek gönderim sürecini kolaylaştırır.
Elektronik onay ve imza
Belgenin ve işlemin niteliğine göre SMS OTP, e-posta onayı, çiz-imzala, güvenli elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası seçeneklerinden yararlanabilirsiniz.
Onay akışları
Hukuk, insan kaynakları, finans, muhasebe ve yönetim ekipleri için sıralı veya paralel onay süreçleri oluşturabilirsiniz. Belgelerin kimde beklediğini ve hangi aşamada olduğunu anlık olarak görebilirsiniz.
Dijital arşivleme
Onaylanan ve imzalanan belgeler güvenli, düzenli ve aranabilir bir dijital arşivde saklanır. Böylece fiziksel dosyalama ihtiyacı azalır ve ihtiyaç duyulan belgelere daha hızlı erişilir.
İnsan Kaynakları Belge Süreçlerini Kolaylaştırın
Doccon, özellikle yoğun belge işlemi gerçekleştiren insan kaynakları ve bordro ekipleri için geliştirilmiş kapsamlı çözümler sunar.
Platform üzerinden aşağıdaki süreçler yönetilebilir:
- Hesap pusulası ve ücret bordrosu gönderimi
- İşe giriş evraklarının toplanması
- Dijital personel özlük dosyası yönetimi
- İş sözleşmeleri ve sözleşme ekleri
- İzin talep ve onay süreçleri
- İhtar ve çalışan bildirimleri
- KVKK aydınlatma ve açık rıza süreçleri
- İç yönetmelik ve politika onayları
- İSG eğitim ve bilgilendirme kayıtları
- Puantaj cetvelleri
- Performans değerlendirme formları
- Kurumsal duyurular
Gönderilen ve çalışan tarafından tamamlanan belgeler doğrudan ilgili personelin dijital özlük dosyasına aktarılabilir. Böylece belge toplama, kontrol etme, takip etme ve dosyalama süreçleri tek merkezden yönetilir.
Hukuki Açıdan Güçlü ve Doğrulanabilir Belge Süreçleri
Doccon, farklı işlem türleri için birden fazla elektronik onay ve imza yöntemi sunar.
Güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanan belgeler, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.
SMS OTP, çizim imza, cihaz ve IP bilgileri, işlem logları, belge bütünlük kayıtları ve zaman damgasıyla yürütülen elektronik onay süreçleri ise işlemin kim tarafından, hangi belge üzerinde ve ne zaman gerçekleştirildiğinin doğrulanmasını destekleyen kapsamlı bir denetim izi oluşturur.
Kullanılacak yöntemin hukuki niteliği, belgenin türüne ve ilgili işlem için kanunda aranan şekil şartına göre belirlenmelidir.
TÜBİTAK KamuSM Zaman Damgası
Doccon’da belge ve işlem kayıtları, ihtiyaç duyulan süreçlerde TÜBİTAK KamuSM zaman damgasıyla desteklenebilir.
Zaman damgası; bir belgenin belirli bir tarihte mevcut olduğunu, işlem zamanını ve belge bütünlüğünü bağımsız olarak doğrulamaya yardımcı olur. Böylece belgelerin veya işlem kayıtlarının sonradan değiştirilip değiştirilmediği teknik olarak kontrol edilebilir.
Tam İzlenebilirlik ve Denetim İzi
Doccon üzerinde gerçekleştirilen belge işlemleri kronolojik olarak kayıt altına alınır.
İşlemin kapsamına göre aşağıdaki veriler saklanabilir:
- Belgenin gönderim ve görüntülenme zamanı
- Onaylayan veya imzalayan kullanıcı bilgisi
- SMS OTP gönderim ve doğrulama kayıtları
- IP adresi ve cihaz bilgileri
- Onay veya imza zamanı
- Belge bütünlük değeri
- Zaman damgası bilgileri
- Onay, ret ve revizyon adımları
- Tamamlanma ve arşivleme kayıtları
Bu kayıt yapısı, kurumların denetim, kontrol ve ispat süreçlerinde ihtiyaç duyabilecekleri teknik verilerin düzenli olarak saklanmasına yardımcı olur.
Mevcut Sistemlerinizle Entegre Çalışın
Doccon; bordro, insan kaynakları, ERP ve kurumsal yazılım sistemleriyle API üzerinden entegre edilebilir.
SAP, Logo, Mikro, Oracle ve farklı İK veya bordro uygulamalarıyla kurulabilecek entegrasyonlar sayesinde çalışan ve belge bilgilerinin sistemler arasında manuel olarak aktarılması azaltılabilir.
Kurumun ihtiyaçlarına göre bulut tabanlı SaaS modeli veya şirket içi sunucularda çalışan on-premise yapı tercih edilebilir.
Doccon’un Öne Çıkan Özellikleri
- Toplu belge hazırlama ve gönderim
- SMS OTP ile kimlik doğrulama
- Güvenli elektronik imza ve mobil imza
- Çiz-imzala özelliği
- TÜBİTAK KamuSM zaman damgası
- Sıralı ve paralel onay akışları
- Dijital personel özlük dosyası
- Şablon belge oluşturma
- Belge doğrulama
- İşlem geçmişi ve detaylı raporlama
- Güvenli ve aranabilir dijital arşiv
- API entegrasyonları
- SaaS ve on-premise kullanım seçenekleri
- Kullanıma dayalı esnek fiyatlandırma
Neden Doccon?
Doccon yalnızca belgeleri dijital ortamda saklayan bir arşiv sistemi değildir. Belgelerin oluşturulmasından ilgili kişiye gönderilmesine, onaylanmasından imzalanmasına ve arşivlenmesine kadar tüm süreci yönetir.
Doccon ile:
- Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerini azaltabilir,
- Manuel belge takibini ortadan kaldırabilir,
- İK ve bordro ekiplerinin iş yükünü hafifletebilir,
- Belgelerin durumunu anlık takip edebilir,
- Eksik veya bekleyen işlemleri kolayca görüntüleyebilir,
- Fiziksel arşiv ihtiyacını azaltabilir,
- Denetim ve raporlama süreçlerini hızlandırabilir,
- Kurumunuz için standart ve kontrol edilebilir belge süreçleri oluşturabilirsiniz.
Belge Süreçlerinizi Doccon ile Dijitalleştirin
Kurumunuzdaki belge, onay, imza ve arşiv süreçlerini tek platformda yönetmeye başlayın.
Doccon’u yakından incelemek, kurumunuza özel kullanım senaryolarını değerlendirmek ve ücretsiz demo talep etmek için bizimle iletişime geçin.