Skip to main content

Gizlilik Politikası

SmartPortal

Gizlilik Politikası

Kişisel Veri Koruma İlkeleri

1. Amaç ve Kapsam

Bu Gizlilik Politikası, SMART SOLUTION YAZILIM TEKNOLOJİLERİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“SmartPortal”) tarafından işletilen Platform kapsamında kişisel verilerin hangi ilke ve tedbirlerle korunduğunu açıklar.

Politika; Platforma üye olan herkesi ve Modülleri kullananları kapsar. Kişisel verilere ilişkin ayrıntılı bilgilendirme Aydınlatma Metni’nde yer alır.

2. Temel İlkelerimiz

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk; doğru ve güncel tutma.
  • Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme; amaçla bağlılık ve ölçülülük (veri minimizasyonu).
  • Mevzuatta öngörülen veya işlendiği amaç için gerekli olan süre kadar saklama.

3. Toplanan Veriler

Toplanan veri kategorileri (kimlik/iletişim, işlem/kullanım, belge/içerik, delil/güvenlik kayıtları) ve örnekleri Aydınlatma Metni’nde detaylandırılmıştır. Yalnızca hizmetin sunumu için gerekli veriler toplanır.

4. Konum Verileri ve Yakınlık Teknolojileri

Doccon mobil uygulaması, çalışanların işyeri giriş-çıkış işlemlerini kolaylaştırmak ve bu işlemlerin ilgili işyerinde gerçekleştirildiğini doğrulamak amacıyla konum ve yakınlık teknolojilerinden yararlanabilir.

4.1. Konum Bilgisinin Kullanılması

Doccon mobil uygulaması, yalnızca işverenin Zaman Yönetimi modülünde “İşyeri giriş-çıkış hatırlatması” özelliğini etkinleştirdiği ve kullanıcının cihaz üzerinden konum erişimine izin verdiği durumlarda konum bilgisini kullanır.

Konum bilgisi aşağıdaki amaçlarla kullanılabilir:

  • Kullanıcının işyerine giriş ve çıkışını algılayarak hatırlatma sunulması.
  • Giriş-çıkış işleminin tanımlanan işyeri konumunda gerçekleştirildiğinin doğrulanması.

İlgili özellik etkinleştirildiğinde ve gerekli cihaz izinleri verildiğinde konum bilgisi, uygulama aktif olarak kullanılmadığında veya arka planda çalıştığında da kullanılabilir.

4.2. Konum Verilerinin Kaydedilmesi

Kullanıcının cihazından elde edilen coğrafi konum koordinatları SmartPortal sunucularına gönderilmez ve saklanmaz.

Yalnızca aşağıdaki işlem bilgileri kaydedilir:

  • İşyerine giriş veya işyerinden çıkış olayı.
  • Giriş-çıkış olayının gerçekleştiği tarih ve saat.
  • İşlemin ilişkili olduğu işyeri bilgisi.

Böylece kullanıcıların sürekli konum geçmişi oluşturulmaz ve hareketleri konum koordinatları üzerinden takip edilmez.

4.3. Wi-Fi ve Bluetooth Teknolojileri

Giriş-çıkış doğrulaması sırasında cihazın bağlı olduğu Wi-Fi erişim noktası bilgisi, yalnızca ilgili işlemin doğrulanması amacıyla anlık olarak kullanılır. Bu bilgi sunucularımızda saklanmaz.

Kiosk Yakınlık özelliğinde ise kullanıcının yakınındaki giriş-çıkış tabletinin algılanması amacıyla Bluetooth teknolojisinden yararlanılır.

Bu teknolojiler yalnızca ilgili modülün işlevlerinin yerine getirilmesi amacıyla kullanılır.

4.4. Konum Verilerinin Gizliliği

  • Konum verileri reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz.
  • Konum koordinatları üçüncü kişilere satılmaz veya aktarılmaz.
  • Konum bilgileri kullanıcıların sürekli hareketlerini izlemek amacıyla kullanılmaz.
  • Konum verilerinin kullanımı, ilgili özelliğin gerektirdiği amaçlarla sınırlıdır.

4.5. Kullanıcı İzinleri ve Tercihleri

Kullanıcı, konum erişim iznini dilediği zaman cihazının işletim sistemi ayarlarından değiştirebilir veya kapatabilir.

Konum izninin verilmemesi ya da sonradan kaldırılması, kullanıcının giriş-çıkış işlemlerini tamamen engellemez. Kullanıcı, uygulamada desteklenen diğer giriş-çıkış yöntemlerinden yararlanabilir.

Konum işleme faaliyetlerine ilişkin ayrıntılı bilgilendirme ve gerekli açık rıza süreçleri, ilgili modülün uygulama içerisinde sunulan bilgilendirme ve sözleşme ekranları üzerinden ayrıca yürütülür.

5. Veri Güvenliği Tedbirleri

SmartPortal, KVKK m.12 kapsamında uygun güvenlik düzeyini sağlamak için teknik ve idari tedbirler alır:

  • İletim ve saklamada şifreleme (aktarımda TLS, saklamada at-rest şifreleme).
  • Yetki bazlı erişim kontrolü ve görevler ayrılığı ilkesi (belgeyi oluşturan ile onaylayanın farklı olması).
  • Değiştirilemez denetim izi ve özet (hash) zinciri ile belge ve onay kayıtlarının bütünlüğünün doğrulanması.
  • Düzenli yedekleme, erişim loglarının izlenmesi ve periyodik güvenlik testleri.
  • Personel için gizlilik taahhütleri ve yetki sınırlandırmaları.

6. Çerezler

Platform; oturumun sürdürülmesi gibi zorunlu çerezler, tercihleri hatırlayan işlevsel çerezler ve kullanılması halinde analitik çerezler kullanabilir.

Zorunlu olmayan çerezler kullanıcının onayına tabidir ve tarayıcı veya uygulama ayarlarından yönetilebilir.

7. Alt İşleyenler

Hizmetin sunumu için SMS/OTP, zaman damgası ve bulut altyapısı gibi alt işleyenlerden destek alınır.

Alt işleyenler yalnızca talimat doğrultusunda ve sözleşmesel gizlilik yükümlülükleri altında veri işler.

8. Veri İşleyen Sıfatımız

Kurumsal müşterinin Modüllerde işlediği üçüncü kişi (örneğin çalışan) verileri bakımından SmartPortal veri işleyendir.

Bu verileri yalnızca müşterinin talimatı ve Abonelik Sözleşmesi çerçevesinde işler; kendi amaçları için kullanmaz.

Bu kapsamdaki veri sorumlusu ilgili kurumsal müşteridir.

9. Saklama ve İmha

Müşteri içeriği, sözleşme sona erdikten sonra 90 gün içinde silinir.

Platformun ürettiği delil kayıtları (onay kayıtları, denetim izi, zaman damgaları, OTP logları ve özet/hash doğrulaması için orijinal belgeler) hukuki yükümlülük ve ispat ihtiyacı nedeniyle 10 yıl süreyle saklanır.

Süre sonunda veriler güvenli yöntemlerle imha edilir.

10. Haklarınız ve İletişim

KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemi Aydınlatma Metni’nde açıklanmıştır.

Gizliliğe ilişkin soru ve talepleriniz için [email protected] adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz.

11. Politika Değişiklikleri

Bu Politika güncellenebilir. Esaslı değişiklikler uygun yöntemlerle duyurulur, her sürüm numaralandırılır ve yürürlük tarihi belirtilir.

Güncel sürüm her zaman Platform üzerinden erişilebilir olur.

SmartPortal – Gizlilik Politikası

Sürüm: 1.0
Son Güncelleme: 27.10.2026